BT-Professional Betreuungssoftware Benutzerhandbuch

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12 Die BT-Professional Menüs

Die BT-Professional Menüs dienen dem schnellen Zugriff auf die einzelnen Fenster und Funktionen. 

Alle Menüs können über die Schaltfläche "Multifunktionsleiste minimieren" eingeblendet oder ausgeblendet werden:

12.1 Das Hauptmenü

Die Symbole haben die folgende Bedeutung:

KlientInnen

Öffnet das Hauptfenster zu den KlientInnen mit der zuletzt gewählten KlientIn als Voreinstellung.
 

Institutionen

Öffnet das Fenster zur Verwaltung der Institutionen mit der zuletzt geöffneten Institution als Voreinstellung.
 

Termine

Öffnet ein Menü mit den Funktionen zur Terminverwaltung.

Dokumentation

Öffnet das Fenster zur Dokumentation von Tätigkeiten, jedoch so, dass die zugehörige Person frei wählbar ist.
 

Statistiken

Zeigt ein Untermenü, über das die verschiedenen Statistiken erreichbar sind:

Vergütungen

Zeigt ein Untermenü, über das Sie den Assistenten zur Erstellung aller aktueller pauschaler Vergütungsanträge erreichen, die Übersicht der möglichen Aufwandsvergütungen und die Statistik der gestellten Vergütungen.

Taschenrechner

Öffnet den Taschenrechner.
 

Stoppuhr

Startet die Stoppuhr.
 

Suchen

Öffnet das Fenster zur Suche nach diversen Begriffen über die gesamte Datenbank.
 

Einstellungen

Öffnet das Menü zur Auswahl der Einstellmöglichkeiten.

Lizenzen

Öffnet das Fenster zum Ausdruck einer Bestellung, zur Einsicht des Lizenzvertrages und zum Eintragen Ihrer Lizenznummer.
 

Administtration

Öffnet nach Anmeldung ein weiteres Menü mit zusätzlichen Funktionen zur Administration.
 

Abmelden

Meldet Sie von System ab und öffnet das Anmeldefenster. Solange keine Anmeldung erfolgt, sind alle BT-Professional Funktionen gesperrt.
 

Löschen

Löscht den aktuellen Datensatz
 

Speichern

Speichert explizit den aktuellen Datensatz
 

Rückgängig

Macht alle Änderungen seit dem letzten Speichern im angezeigten Fenster rückgängig.
 

Nachrichten

Öffnet das Fenster mit BT-Professional Nachrichten. Erfahren Sie Neues rund um BT-Professional.
 

Hilfe

Öffnet ein Menü mit weiteren Hilfestellungen und Links auf nützliche Informationsseiten.

Für die Inhalte der Informationsseiten sind deren jeweilige Betreiber verantwortlich.

12.2 Das Menü Briefe

Das Menü dient der Erstellung von Briefen und erlaubt das Erstellen, Bearbeiten und Versenden von Briefen.

Formatieren und Drucken

Je nach Ihren Einstellungen wird die BT-Professional interne Druckvorschau für den Brief geöffnet oder der Brief auf Ihre Dokumentvorlage in Microsoft Word übernommen. 
 

E-Mail

Erzeugt eine E-Mail mit dem Briefinhalt unter Verwendung Ihres Standard Windows E-Mail Clients.
 

Dokumentvorlage

Dieser Menüeintrag ist nur verfügbar, wenn in Ihren Einstellungen Microsoft Word für die Ausgaben der Briefe gewählt ist. Der Eintrag erlaubt es Ihnen eine andere Dokumentvorlage für die Ausgabe des Briefes in Word zu wählen, als Ihre Standardvorlage.
 

Brief

Schaltet auf die Vorlage für Briefe um.
 

Kurzbrief

Schaltet auf die Vorlage für Kurzbrieferiefe um.
 

Fax

Schaltet auf die Faxvorlage für Briefe oder Kurzbriefe um.
 

Standardbrief

Erlaubt die Auswahl eines vorformulierten Standardbriefs, der dann klientenspezifisch ausgefüllt wird.
 

Standardbrief suchen

Öffnet ein Suchfenster für Standardbriefe und zeigt eine Vorschau.
 

Standardbrief bearbeiten

Erlaubt das Bearbeiten vorformulierter Standardbriefe.
 

Textbaustein

Erlaubt das Einfügen eines Textbausteins an der Position der Schreibmarke. Klicken Sie auf die Liste, um sie zu öffnen und wählen einen Textbaustein aus.
  

Textbaustein suchen

Öffnet ein Fenster mit einer Auswahl und einer Voransicht der Textbausteine. Um einen Textbaustein an der Position der Schreibmarke einzufügen, klicken Sie auf "Übernehmen".
 

Textbausteine bearbeiten

Öffnet das Fenster zum Bearbeiten von Textbausteinen. Die Textbausteine können nach dem Bearbeiten direkt in ihrer aktuellen Form verwandt werden.
 

Makro

Erlaubt das Einfügen eines Makroinhalts an der Position der Schreibmarke. Klicken Sie auf die Liste, um sie zu öffnen und wählen eine Makro aus.
 

Kopieren

Kopiert den selektierten Text in eine Zwischenablage. Die Funktion ist auch über die Tastenkombination <Strg>+C verfügbar.
 

Einfügen

Fügt den zuletzt in die Zwischenablage eingefügten Text an die Position der Schreibmarke. Sie können auch Texte einfügen, die Sie über die Kopierfunktion anderer Office-Anwendungen in die Zwischenablage übernommen haben. Die Funktion ist auch über die Tastenkombination <Strg>+V verfügbar.
 

Rechtschreibung

Prüft den Brief auf korrekte Rechtschreibung. Dieser Eintrag ist nur verfügbar, wenn Sie in Ihren Einstellungen als Rechtschreibprüfung "Microsoft Word" oder "Microsoft Access" eingestellt haben und die entsprechende Software auf Ihrem Rechner installiert ist.
 

Löschen

Löscht den gesamten Brief.
 

Speichern

Speichert den aktuellen Zustand des Briefes.
 

Rückgängig

Macht alle Änderungen seit dem letzten Speichern rückgängig.
 

Dokumentation

Öffnet das Fenster für die Tätigkeitsdokumentation und erstellt automatisch einen Eintrag für den vorliegenden Brief.
 

Postbuch

Öffnet das Fenster für das Postbuch und erstellt automatisch einen Eintrag für den vorliegenden Brief im Postausgang.
 

Dokumentenordner öffnen

Öffnet den Dokumentenordner der KlientIn, so dass Sie einfach Anhänge drucken können.

Standardbrief erstellen

Erstellt aus dem vorliegenden Brief einen STandardbrief, den Sie dann für weitere KlientInnen mit deren Daten verwenden können.

12.3 Das Menü Standardbriefe

Das Menü dient der Erstellung von Standardbriefen und erlaubt die Verwendung von Textbausteinen und Makros in Standardbriefen. Die Funktionen sind identisch mit dem Menü der Briefe, außer, dass nicht Inhalte der Datenbank eingefügt werden. Statt dessen erscheinen die entsprechenden Platzhalter.

12.4 Das Menü Jahresberichte

Das Menü unterstützt die Erstellung der Jahresberichte und erlaubt die Anzeige der Erinnerungen für Jahresberichte und eine Rechtschreibprüfung

Drucken

Öffnet die Druckvorschau für den Jahresbericht.
 

Anschreiben

Erzeugt automatisch einen Brief für das Anschreiben an das Amtsgericht für den Jahresbericht unter Verwendung der Standardbriefvorlage "Anschreiben Jahresbericht an Amtsgericht".
 

Textbaustein

Erlaubt das Einfügen eines Textbausteins an der Position der Schreibmarke. Klicken Sie auf die Liste, um sie zu öffnen und wählen einen Textbaustein aus.
  

Erinnerungen Tätigkeits-
dokumentation

Öffnet das Fenster mit den Erinnerungen aus der Tätigkeitsdokumentation. In der Tätigkeitsdokumentation können Einträge über das Feld "An diese Tätigkeit im Jahresbericht erinnern" gekennzeichnet werden. Tätigkeiten, die solchermaßen gekennzeichnet wurden und in den Zeitraum des Jahresberichtes fallen, werden in einer Liste angezeigt. Klicken Sie in der Liste auf die Tätigkeit, die Sie einfügen möchten.
 

Erinnerungen Aufgaben & Pläne

Öffnet eine analoge Liste für die erledigten Ziele, derne Erledigungsdatum in den Zeitraum des Jahresberichts fallen.

 

Rechtschreibung

Prüft den Brief auf korrekte Rechtschreibung. Dieser Eintrag ist nur verfügbar, wenn Sie in Ihren Einstellungen als Rechtschreibprüfung "Microsoft Word" oder "Microsoft Access" eingestellt haben und die entsprechende Software auf Ihrem Rechner installiert ist.
 

12.5 Das Menü Seitenansicht einer Druckvorschau

Das Menü erlaubt das Bearbeiten einer Druckvorschau und das Ausdrucken des Berichts.

Drucken

Erlaubt die Auswahl eines Druckers und das Drucken des Berichtes.
 

Größe

Erlaubt das Einstellen der Papiergröße aus einer Liste:

Hochformat/
Querformat

Druckt den Bericht im Hoch- bzw. Querformat.

 

Seitenränder

Erlaubt das Einstellen der Seitenränder.

Nur Daten drucken

Entfernt alle grafischen Elemente und vorgegebene Elemente aus der Druckansicht. Diese Option ist dann sinnvoll, falls Sie auf vorbedrucktes Papier ausgeben möchten.
  

Spalten

Öffnet ein Fenster, in dem Sie die Druckoptionen per Handeingabe ändern können.
 

Seite einrichten

Öffnet ein Fenster, in dem Sie die Druckoptionen per Handeingabe ändern können.
 

Zoom

Erlaubt die Einstellung einer Vergrößerung für den angezeigten Bericht aus einer Liste.

Eine Seite/
Zwei Seiten/
Weitere Seiten

Zeigt in der Vorschau die eingestellte Anzahl von Seiten nebeneinander an.


 

PDF oder XPS

Erstellt ein PDF Dokument. Nur vorhanden, falls eine Vollversion von Access auf Ihrem Rechner verfügbar ist.

Druckvorschau schließen

Schließt die Druckvorschau ohne sie auszudrucken.

 

12.6 Das Menü Diagramme bearbeiten

Das Menü erlaubt das Bearbeiten der Diagramme. Um ein Diagramm zu bearbeiten doppelklicken Sie auf das Diagramm. Um eine Beschreibung zu den Schaltflächen zu erhalten, halten Sie die Maus über der Schaltfläche ruhig, bis die Erklärung erscheint. 

Klicken Sie auf das Symbol am Ende eines Diagramm-Menüs, um weitere Menüelemente anzuzeigen.

Klicken Sie bitte auf eine Stelle außerhalb des Diagramms, um den Bearbeitungsmodus zu verlassen.

Auswahlbox

Erlaubt die Auswahl der zu bearbeitenden Elemente des Diagramms:

Alternativ können Sie ein Element in der Grafik doppelklicken, um es zu bearbeiten.

Datenreihen formatieren

Öffnet ein Fenster, in dem Sie verschiedene Formatierungseinstellungen vornehmen können für die Datenreihe, die in der Auwahlbox selektiert wurde.

Datenblattansicht

Öffnet eine Tabellenansicht der angezeigten Daten. Sie können die Werte in dieser Tabelle verändern und verändern damit auch die Werte im Diagramm.
 

Diagrammtyp

Erlaubt die Auswahl eines anderen Diagrammtyps für die Darstellung der Daten aus einer Liste.

Gitternetzlinien für Rubrikenachse

Blendet vertikale Gitternetzlinien im Diagramm ein oder aus.


 

Legende

Blendet die Diagramm-Legende ein oder aus.
 

Zeichnen

Blendet ein weiteres Menü, mit dessen Hilfe Sie Zeichnungen in das Diagramm einfügen können, ein oder aus.
 

Füllfarbe

Definiert die Füllfarbe für das ausgewählte Element der Auswahlbox. Um den Hintergrund des Diagramms zu ändern, wählen Sie Diagrammfläche und anschließend die Farbe.

Schriftart und Größe

Klicken Sie zunächst auf einen Text im Diagramm, z.B. die Beschriftung der Achsen und wählen Sie dann eine Schriftart oder Größe aus der Liste

Schriftattribute

Klicken Sie zunächst auf einen Text im Diagramm, z.B. die Beschriftung der Achsen und wählen Sie dann die Attribute Fett, Kursiv oder Unterstrichen.
 

Drehen

Klicken Sie auf eine Beschriftung und dann klicken Sie ein- oder mehrfach auf die Schaltflächen "Im/Gegen den Uhrzeigersinn drehen", um die Beschriftung zu drehen.
 

Word Art

Klicken Sie auf "Ansicht" in der oberen Menü Leiste, dann auf Symbolleisten und dann auf "Wort-Art", um ein Word-Art Objekt einzufügen

12.7 Das Administrationsmenü

um das Administrationsmenü zu öffnen, Klicken Sie bitte im Hauptmenü auf "Administration" und geben das Passwort an, falls Sie danach gefragt werden.

Anwender

Anwenderinnen verwalten. Sie können Nutzer Betreuer/Mitarbeiter hinzufügen und löschen, sowie Rechte auf Funktionen und Klienten (nur BT-Professional Verein) zuweisen.
 

Standorte

Verwalten von Standorten.
 

Updates

Zeigt verfügbare Updates an und lässt Sie diese über die Detailansicht installieren.
 

Demodaten löschen

Löscht die Demo-Klientin und alle sonstigen demodaten, sofern diese nicht bereits anderweitig genutzt wurden.
 

KlientInnen archivieren
 

Öffnet das Archiv für KlientInnen.
 

KlientInnen löschen
 

Erlaubt das dauerhafte Löschen von KlientInnen und allen zugehörigen Informationen.
 

Institutionsarten

Erlaubt die Definition neuer Institutionsarten.
 

Tätigkeitsarten

Erlaubt die Definition von STandard-Tätigkeitskategorien.
 

Fallklassen

Pflege der Fallklassen für die pauschalen Vergütungen.
 

Stunden-
kontingente

Pflege der Stundenkontingente für die pauschalen Vergütungen.

Outlook

Öffnet die Schnittstelle zu Outlook.
 

Administration schließen

Schließt das Administrationsmenü.