BT-Professional Betreuungssoftware Benutzerhandbuch

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9.3 Standardbriefe

Briefvorlagen sind ganze Standardbriefe, die sich bei der Verwendung automatisch an die Gegebenheiten der jeweiligen Person, für die der Brief verfasst wird, anpassen. Im Briefe-Fenster können Sie eine solche Vorlage auswählen und erhalten einen fertig formulierten Brief mit den entsprechenden Daten aus der Datenbank vorausgefüllt.

Standardbriefe können auf zwei Arten erzeugt werden:

Indem Sie einen Beispielbrief für eine KlientIn schreiben und in einen Standardbrief umwandeln
Durch Eingabe des Standardbriefs unter Verwendung von Makros

9.3.1 Einen Beispielbrief in einen Standardbrief umwandeln

Erstellen Sie zunächst einen Brief für eine KlientIn, so wie Sie es gewohnt sind oder öffnen Sie einen bestehenden Brief, den Sie als Standardbrief hinterlegen möchten.

Klicken Sie im Menü "Briefe" auf "Standardbrief erstellen. BT-Professional erstellt nun automatisch aus Ihrem Brief einen Standardbrief und fügt die passenden Makros ein. Sofern es dabei zu Doppeldeutigkeiten kommen kann, fragt BT-Professional Betreuungssoftware nach, was mit den verwendeten Begriffen gemeint ist. Wählen Sie das passende aus der Liste und klicken Sie OK.

Im Beispiel geht der Standardbrief immer an ARD/ZDF Deutschlandradio. Falls sie dies nicht möchten, löschen Sie bitte die Adressfelder.

Ein solcher Standardbrief heißt zunächst "unbenannt (N)". Bitte überschreiben Sie den NAmen mit einer sinnvollen Bezeichnung weisen den Brief einer Gruppe zu.

Schließen Sie nun das Fenster. Sie können von nun an den Brief als Standardbrief für einen beliebigen Klienten verwenden.

9.3.2 Standardbriefe mit Makros erstellen

Eine Briefvorlage wird zunächst wie ein Brief verfasst, allerdings können Platzhalter eingefügt werden, die später bei der Verwendung ersetzt werden. Klicken Sie die "Neu"-Schaltfläche um einen neuen Standardbrief zu erstellen.

Anstelle persönlicher Anreden, Adress- oder anderer Informationen aus der Datenbank können die folgenden Abkürzungen verwendet werden, die beim Laden der Vorlage in einen Brief automatisch ersetzt werden:

Makros

$AGAnschrift1$ Amtsgericht Anschriftenzeile 1 des Amtsgerichtes

$AGAnschrift2$ Amtsgericht Anschriftenzeile 2 des Amtsgerichtes

$AGAnschrift3$ Amtsgericht Anschriftenzeile 3 des Amtsgerichtes

$AGAnschrift4$ Amtsgericht Anschriftenzeile 4 des Amtsgerichtes

$AGAnschrift5$ Amtsgericht Anschriftenzeile 5 des Amtsgerichtes

$AGname$ Amtsgericht Name des Amtsgerichts der KlientIn

$AGzusatz$ Amtsgericht Zusatzbezeichnung des Amtsgerichts der KlientIn

$AltVNummer$ KlientIn Altersversicherungsnummer

$Angelegenheit$ KlientIn Art der Bestellung (Kürzel)

$Anrede$ KlientIn Frau/Herr

$Anrede(n)$ KlientIn Frau/Herrn

$Anredesatz$ KlientIn Sehr geehrte Frau/geehrter Herr

$Anschrift1$ KlientIn Anschriftenzeile 1 der KlientIn

$Anschrift2$ KlientIn Anschriftenzeile 2 der KlientIn

$Anschrift3$ KlientIn Anschriftenzeile 3 der KlientIn

$Anschrift4$ KlientIn Anschriftenzeile 4 der KlientIn

$Anschrift5$ KlientIn Anschriftenzeile 5 der KlientIn

$AnzahlKinder$ KlientIn Anzahl der Kinder der KlientIn

$Aufgabenkreise$ KlientIn Aufgabenkreise zur KlientIn

$AZ$ KlientIn Externes Aktenzeichen der KlientIn

$AzIntern$ KlientIn Internes Aktenzeichen der KlientIn

$BehindertProzent$ KlientIn Prozent der Behinderung (GdB) der KlientIn

$BehindertSeit$ KlientIn Behindert seit Datum der KlientIn

$BenutzerBank$ AnwenderIn Bank der angemeldeten AnwenderIn

$BenutzerBLZ$ AnwenderIn BLZ der angemeldeten AnwenderIn

$BenutzerKonto$ AnwenderIn Konto der angemeldeten AnwenderIn

$BenutzerName$ AnwenderIn Name der angemeldeten AnwenderIn

$BenutzerOrt$ AnwenderIn Ort der angemeldeten AnwenderIn

$BenutzerPLZ$ AnwenderIn PLZ der angemeldeten AnwenderIn

$BenutzerStrasse$ AnwenderIn Strasse der angemeldeten AnwenderIn

$BenutzerVorname$ AnwenderIn Vorname der angemeldeten AnwenderIn

$BeschlussVom$ KlientIn Datum des Bestellungsbeschlusses

$BestellungAb$ KlientIn Bestellung ab Datum

$BestellungArt$ KlientIn Art der Bestellung

$BestellungBis$ KlientIn Bestellung bis Datum

$BetreuerInitialen$ BetreuerIn Initialen der Betreuerin

$BtrAnrede$ BetreuerIn Anrede der BetreurIn Frau/Herr

$BtrAnrede(n)$ BetreuerIn Anrede der BetreurIn Frau/Herrn

$BtrBank$ BetreuerIn Bank der BetreuerIn

$BtrBIC$ BetreuerIn BIC der BetreuerIn

$BtrBLZ$ BetreuerIn BLZ der BetreuerIn

$BtrIBAN$ BetreuerIn IBAN der BetreuerIn

$BtrKonto$ BetreuerIn Konto der BetreuerIn

$BtrName$ BetreuerIn Name der BetreuerIn

$BtrOrt$ BetreuerIn Ort der BetreuerIn

$BtrPLZ$ BetreuerIn Postleitzahl der BetreuerIn

$BtrStrasse$ BetreuerIn Strasse der BetreuerIn

$BtrVorname$ BetreuerIn Vorname der BetreuerIn

$Bundesland$ KlientIn Bundesland der KlientIn

$Email$ KlientIn Email der KlientIn

$Familienstand$ KlientIn Familienstand der KlientIn

$FamilienStandSeit$ KlientIn Familienstand seit der KlientIn

$GebDatum$ KlientIn Geburtsdatum der KlientIn

$GeburtsKreis$ KlientIn Geburtskreis der KlientIn

$GeburtsLand$ KlientIn Geburtsland der KlientIn

$GeburtsName$ KlientIn Geburtsname der KlientIn

$GeburtsOrt$ KlientIn Geburtsort der KlientIn

$Heimatland$ KlientIn Heimatland der KlientIn

$Konfession$ KlientIn Konfession der KlientIn

$KontoBank$ KlientIn Bank des Hauptkontos der KlientIn

$KontoBLZ$ Konto der KlientIn BLZ des Hauptkontos der KlientIn

$KontoInhaber$ Konto der KlientIn Inhabername des Hauptkontos der KlientIn

$KontoNummer$ Konto der KlientIn Nummer des Hauptkontos der KlientIn

$Landeswährung$ Sonstiges Landeswährung

$Nachname$ KlientIn Nachname der KlientIn

$Ort$ KlientIn Ort der KlientIn aus "Allgemeines"

$Pflegestufe$ KlientIn Pflegestufe der KlientIn

$PLZ$ KlientIn Postleitzahl der KlientIn aus "Allgemeines"

$Rlbis$ Rechnungslegung Rechnungslegung bis Datum

$Rlvon$ Rechnungslegung Rechnungslegung von Datum

$SozVersNummer$ KlientIn Sozialversicherungsnummer der KlientIn

$Staatsangehörigkeit$ KlientIn Staatsangehörigkeit der KlientIn

$Strasse$ KlientIn Strasse der KlientIn aus "Allgemeines"

$Telefax$ KlientIn Telefax der KlientIn

$TelefonDienstlich$ KlientIn Telefon dienstlich der KlientIn

$TelefonMobil$ KlientIn Telefon mobil der KlientIn

$TelefonPrivat$ KlientIn Telefon privat der KlientIn

$Titel$ KlientIn Titel der KlientIn

$VerfahrenAngelegenheit$ KlientIn Verfahrensbeistandschaft Angelegenheit

$VerguetungInhalt$ Vergütung Inhaltstext des Vergütungsantrages

$VergütungAb$ Vergütung Beginn des letzten Vergütungsantrages

$VergütungBetrag$ Vergütung Betrag des letzten Vergütungsantrages

$VergütungBis$ Vergütung Ende des letzten Vergütungsantrages

$VergütungMwSt$ Vergütung MwSt des letzten Vergütungsantrages

$VergütungMwStProzent$ Vergütung MwSt Prozent des letzten Vergütungsantrages

$VergütungNummer$ Vergütung Nummer des letzten Vergütungsantrages

$VerstorbenAm$ KlientIn Datum des Todestages der KlientIn

$VertretenderIn$ KlientIn Bezeichnung der Vertretung männlich/weiblich

$VertretenderMännlich$ KlientIn Bezeichnung der Vertretung männlich

$VertretenderWeiblich$ KlientIn Bezeichnung der Vertretung weiblich

$Vorname$ KlientIn Vorname des Kienten

Um das Einfügen solcher Makros zu erleichtern, ist dem Vorlagen-Fenster ein Menü zugeordnet, dem die Makros entnommen werden können. Wenn Sie ein Makro aus der Liste auswählen, wird es an der Position der Schreibmarke eingefügt oder ersetzt den selektierten Text.

Ähnlich wie Makros können auch Textbausteine zur Erstellung der Standardbriefe verwendet werden. Um einen Textbaustein einzufügen, klappen Sie die Liste "Textbaustein" auf und wählen einen Textbaustein aus.