BT-Professional Betreuungssoftware Benutzerhandbuch

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7 Fristen & Wiedervorlagen definieren und verwalten

Fristen & Wiedervorlagen sind Tätigkeiten, die mit einem Termin verbunden sind und meist regelmäßig anfallen. Typische Beispiele sind

der jährlich zu erstellende Jahresbericht und die Rechnungslegung
der Ablauf der GEZ-Befreiung
Wiederholungsanträge auf ...
oder einfach Geburtstage

Wiedervorlagen verfügen auch über einen Erinnerungsmechanismus, der, genauso wie für die Aufgaben aus den Betreuungsplänen auch, für jeden Benutzer eingestellt werden kann (siehe Kapitel 9.8.1 Einstellungen -> Meine Einstellungen).

7.1 Fristen & Wiedervorlagen erfassen

Die Funktionsweise der Wiedervorlage wird am Besten über einen neuen Eintrag erklärt:

In der linken Spalte wird der Klient, auf den sich die Frist bezieht, aus der Liste ausgewählt. Die darunter befindlichen Textfelder dienen der Beschreibung der Tätigkeit:

Kurzbeschreibung	Enthält eine Liste häufig vorkommender Werte. Wenn Sie einen Wert aus der Liste übernmehmen, erscheinen die Fälligkeiten auch im Fenster der KlientIn unter den Kontaktanschriften. Sie können auch einen freien Text eintragen.
Tätigkeit	Eine verbale Beschreibung der durchzuführenden Tätigkeiten, z.B. als Hinweis an eine MitarbeiterIn.
Zuständigkeit	Der Name einer BetreuerIn oder MitarbeiterIn, die für die Durchführung der Tätigkeiten zuständig ist. Eine leere Eingabe erinnert alle Benutzer an die Durchführung der Tätigkeit.
Bemerkung	eine interne Bemerkung.

Die zweite Spalte dient der Festlegung, wann der Vorgang zum ersten Mal vorgelegt werden soll, eventuell wann das letzte Mal, in welcher Folge und als reine Anzeige das daraus berechnete Datum der nächsten Wiedervorlage. Im Einzelnen:

Wiedervorlage
Erstmalig fällig am	Hier tragen Sie das Datum ein, an dem die Frist das erste Mal fällig ist. Für die befristete Zuerkennung einer Leistung also das Datum bis zu dem die Leistung befristet ist.
Letztmalig fällig am	Dieses Feld ist im Allgemeinen leer. Es bezeichnet das Datum, an dem eine sich wiederholende Frist das letzte mal vorgelegt werden soll.
Wir vorgelegt im Rhythmus	Wählen Sie den Rhythmus aus, in dem die Frist, nachdem sie erledigt wurde, das nächste Mal automatisch wieder vorgelegt werden soll. Bei Leistungen, die zum Beispiel halbjährlich gewährt werden, wählen Sie hier "halbjährlich" aus. Mögliche Werte sind: Wenn Sie "einmalig" auswählen, wird die Frist, nachdem sie erledigt ist, ungültig gesetzt.
Ist als nächstes fällig am	Dieses Feld wird von BT-Professional Betreuungssoftware automatisch errechnet. Bei einem neuen Eintrag ist es identisch mit dem Datum der ersten Fälligkeit.
Erinnerung
Soll erfolgen	Wählen Sie den Wert aus der Liste, der festlegt, wann Sie an die Fälligkeit der Frist erinnert werden möchten, z.B. "2 Wochen vorher". Mögliche Werte sind: Wählen Sie den Eintrag "nicht erinnern", wenn Sie nicht möchten, dass die Frist im Erinnerungsfenster aufgeführt wird.
Nächste Erinnerung am	BT-Professional Betreuungssoftware berechnet anhand des vorigen Feldes das Datum, ab dem an die Frist erinnert werden soll. Ab diesem Datum wird die Frist in den Erinnerungen angeführt, solange, bis sie erledigt oder erneut vorgelegt werden soll.

Damit ist die Wiedervorlage definiert.

Bedeutung der Schaltflächen

	Erweitert die Liste der Fristen auf alle KlientInnen, die nicht archiviert sind.
	Reduziert die Liste auf den aktuellen Klienten.
	Legt einen neuen, leeren, Datensatz an.
	Erlaubt es, in der Liste nach KlientInnen zu suchen, sowie nach den Kurzbeschreibungen und in den Tätigkeiten nach einem Begriff.
	Stellt den ursprünglichen Zustand der Liste wieder her

7.2 Eine Liste von demnächst fälligen Fristen erstellen

Sie können eine Liste erstellen von solchen Fristen, die demnächst in einem Zeitraum fällig sind, die Sie drucken und Ihrer Mitarbeiterin oder als Aufgabelliste für sich selbst vorlegen können. Dazu klicken Sie die "Drucken" Schaltfläche und wählen den Zeitraum, den Umfang (aktueller Klient/alle Klienten) und die zuständige Person, oder lassen das Feld leer, um eine Liste für alle Personen zu erstellen.

Die Schaltfläche "Bericht erstellen" öffnet ein Vorschaufenster des Berichtes, aus dem heraus Sie den Bericht drucken können.

7.3 Eine Frist erneut vorlegen

Ist die Tätigkeit, die an die Frist geknüpft wurde ausgeführt, möchten Sie regelmäßig wiederkehrende Fristen erneut vorlegen. Dazu klicken Sie die Schaltfläche

BT-Professional Betreuungssoftware errechnet dann automatisch gemäß des Wiederholungsrhythmus das Datum der erneuten Fälligkeit und trägt dieses im Feld "Ist als nächstes fällig am" ein. Das Datum der nächsten Erinnerung wird ebenfalls erneut berechnet und zu diesem Datum auch wieder erneut an die Frist erinnert.

Ist die Wiedervorlage beendet, wird sie gelöscht.

7.4 Erinnerungen an Wiedervorlagen

Ist das Erinnerungsdatum erreicht, wird so lange an die Frist erinnert, bis sie erneut vorgelegt oder gelöscht wird. Sie können im Fenster "Meine Einstellungen" (erreichbar über das Menü "Einstellungen") einstellen, in welchen Abständen die Erinnerungen stattfinden sollen, z.B alle zwei Stunden.

Das Erinnerungsfenster kann auch per Hand über die Schaltfläche des Startfensters öffnen.

Sie können auf eine Erinnerung klicken, um sich die Details zu der Erinnerung anzeigen zu lassen.