BT-Professional Betreuungssoftware Benutzerhandbuch

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5.6 Briefe schreiben

5.6.1 Briefübersicht

Über die Schaltfläche "Briefe" im Klienten-Fenster gelangt man zu einer Übersicht aller für diesen Klienten bereits hinterlegten Briefe. Ist noch kein Brief hinterlegt, ist die Übersicht leer und nur die Schaltfläche "Neuen Brief erstellen" verfügbar.

 

 

Das Fenster gliedert sich in drei Teile

  1. Eine Liste aller Empfänger, für die bereits Briefe für die KlientIn geschrieben wurden.
  2. Eine Liste der Daten, an denen Briefe für den jeweils selektierten Empfänger geschrieben wurden und
  3. Eine Vorschau des Briefes. Sind für einen Empfänger am gleichen Datum mehrere Briefe geschrieben worden, wird der letzte Brief angezeigt und über die Navigationsschaltflächen können die vorhergehenden eingesehen werden.

 

Ihnen stehen nun mehrere Optionen zur Verfügung:

 

Neuen Brief erstellen

öffnet das Bearbeitungsfenster mit einem neuen Brief. Die Felder "Betreff" und "Datum" werden mit sinnvollen Werten vorbelegt. Die Adressfelder sind mit den Werten des selektierten Empfängers vorbelegt.
 

Brief Bearbeiten

Der ausgewählte Brief kann im Fenster "Briefe bearbeiten" verändert und/oder formatiert und gedruckt werden oder per E-Mail verschickt werden. 
 

Kopieren

Kopiert den ausgewählten Brief ...

 

Einfügen

... und fügt ihn als neuen Brief wieder ein. Kopieren und Einfügen lässt sich auch über verschiedene KlientInnen hinweg benutzen. Beim Einfügen werden alle Einträge des Briefes übernommen, das Briefdatum wird automatisch auf "heute" eingestellt.

Löschen

Löscht den in der Vorschau angezeigten Brief
 

5.6.2 Briefe bearbeiten

In allen Fällen kann der Brief überarbeitet werden. Dabei kommt es zunächst nicht auf Formatierungen an, diese können dann, sofern Sie Briefe über Microsoft Word ausgeben, dort geändert werden, sondern nur auf den Inhalt:

 

5.6.2.1 Brief/Kurzbrief/Fax

Über die Gruppe versenden im Menü Briefe können Sie die Art des Briefes festlegen:

  1. Brief
  2. Kruzbrief: Ein Kurzbrief hat ein verkürztes Inhaltsfeld und Auswahlboxe für "Kenntnisnahme", "Rückruf" usw.

Beide Arten können auch als Fax versandt werden. In diesem Fall kann die Faxnummer und die Anzahl der Seiten in den Brief übernommen werden.

 

5.6.2.2 Briefe aus Standard Briefvorlagen und Textbausteinen zusammensetzen

Zur Vereinfachung von Standard-Schreiben stehen Ihnen eine Reihe von Briefvorlagen und Textbausteinen zur Verfügung. Briefvorlagen sind komplett vorformulierte Briefe, die mit Platzhaltern versehen werden können, um z.B. den Namen, die Anschrift ... des Klienten, für den der Brief geschrieben wird, in den Text automatisch einzufügen. Sie können über die standardmäßig vorhandenen Briefvorlagen hinweg eigene Vorlagen erstellen. Siehe dazu Kapitel 9.2.

Um eine Standardvorlage anzuwenden öffnen Sie im Menü"Brief"  den Eintrag "Standardbrief" und klicken auf die anzuwendende Vorlage. 

Standardbriefe können auch über die "Suchen"-Schaltfläche ausgewählt werden. Sie erhalten dann ein Auswahlfernster mit einer Vorschau des Briefes mit den aktuellen Daten der KlientIn.

 

Standardbriefe können Makros enthalten (z.B. Name des Klienten, Vorname etc...), die beim Einfügen entsprechend ersetzt werden. In unserem Beispiel entsteht so ein Brief des Inhalts: "hiermit teile ich Ihnen mit, dass ich als gerichtliche Betreuerin für Frau Petra Bertram bestellt worden bin. Eine Kopie meines Betreuerausweises habe ich zur Legitimation beigefügt."

Die Schaltfläche neben der Standardbriefauswahl erlaubt die Erstellung neuer Standardvorlagen bzw. Änderung bestehender direkt aus dem Briefe-Formular heraus. Neue Vorlagen stehen dann auch direkt zur Verfügung. Siehe dazu auch den Menüpunkt "Standardvorlage erstellen" über den Sie den aktuellen Brief zu einer Standardvorlage machen können. Sieh dazu auch: 9.3 Standardbriefe.

Sie können einen begonnenen Brief aber auch um Standardformulierungen ergänzen, wie z.B. "Für Rückfragen stehe ich Ihnen gerne zur Verfügung" und ähnliches. Dazu können Sie Textbausteine einfügen, inden Sie einen Textbaustein aus dem Briefe-Menü auswählen:

Der Text wird an der Position der Schreibmarke eingefügt. Haben Sie durch darüberfahren mit der Maus einen Text selektiert, wird dieser durch den Textbaustein ersetzt. Auch Textbausteine können Sie selbst definieren, näheres dazu findet sich in Kapitel 9.3.

Analog der Standardvorlagen können Textbausteine über die Schaltfläche ergänzt bzw. erstellt werden.

Die Schaltfläche neben dem Feld "Mein Zeichen" erzeugt ein eindeutiges Zeichen aus dem internen Aktenzeichen im Fenster "KlientInnen", Seite "Allgemein" und einer laufenden Nummer.

5.6.2.2 Briefanschriften und Aktenzeichen automatisch einfügen

Die Anschrift eines Briefempfängers können Sie durch Doppelklick auf eine Zeile der folgenden Liste entnehmen. Durch Auswahl einer Institution oder eines Ansprechpartners wird dessen Anschrift automatisch übernommen. Sofern die Namen der Ansprechpartner bekannt sind, wird auch die Anrede automatisch eingefügt.

Beim Klienten können eine Reihe von Kontaktanschriften und Aktenzeichen definiert werden. Die Empfänger wurden dort durch Auswahl einer Institution hinterlegt und um das individuelle Aktenzeichen sowie falls gewünscht einen Ansprechpartner ergänzt. Zur schnellen Auswahl sind diese häufig genutzten Kontakte auf spezielle Schaltflächen gelegt:

 

Amtsgericht

Fügt die Anschrift des Amtsgerichtes ein, wie unter KlientInnen->Amtsgericht hinterlegt und ergänzt die Betreffzeile um das Aktenzeichen.

Instututionen

Öffnet ein Auswahlfenster zu allen im System hinterlegten Institutionen.

Soz. Umfeld

Öffnet ein Auswahlfenster mit dem sozialen Umfeld der KlientIn.

Beziehungen

Öffnet ein Auswahlfenster für alle Beziehungen der KlientIn. Inhaltlich entspricht dies der voranstehenden Liste.

Mehr ...

Erlaubt das Schreiben eines Briefes an die KlientIn und an Verfahrensbeteiligte.

 

5.6.3 Briefe versenden


Über das Menü können Briefe versendet werden. BT-Professional Betreuungssoftware kennt drei Arten Briefe auszugeben:

  1. In einer Briefvorschau, deren Einstellungen, insbesondere Kopf- und Fußzeile, je Benutzer definiert werden können und die unabhängig von weiteren Produkten verfügbar ist,
  2. In Microsoft Word und
  3. per E-Mail über Ihren E-Mail Client.

 


Über BT-Professional ausgeben

In Ihren Einstellungen ist festgelegt wie Briefe ausgegeben werden sollen. Durch den Menü-Eintrag "Drucken" öffnet sich ein Vorschaufenster, in dem Sie den Brief nochmals überprüfen und dann drucken können.

Über Microsoft Word ausgeben

Ist in Ihren Einstellungen festgelegt, dass Briefe über Word ausgegeben werden sollen, wird die in den Einstellungen festgelegte Dokumentvorlage geöffnet und der Brief übernommen. Sie können vor dem Formatieren eine andere Dokumentvorlage auswählen über die Schaltfläche "Dokumentvorlage" im Menü.

Haben Sie die Option "Dokumente automatisch verwalten" und die Option "Word Dokumente automatisch speichern" im Fenster "Meine Einstellungen" aktiviert, wird das Dokument automatisch unter einem sinnvollen Namen in der Akte des Klienten gespeichert.

Im Namen ist das Datum enthalten, so dass im Windows Explorer die alten Dokumente oben stehen und das Neueste unten. Außerdem enthält der Name den Adressaten. Werden mehrere Briefe am gleichen Tag an den gleichen Adressaten gesandt, wird der Name um eine fortlaufende Nummer ergänzt.

Es gibt eine ganze Reihe von Programmen, die das Faxen direkt aus Ihrem PC erlauben. Oft werden solche Programme auch mit Ihrer Telefonanlage mitgeliefert.  Dazu wird meist ein spezieller Druckertreiber installiert, der es erlaubt, einen Brief auf das Fax zu "drucken".

Per E-Mail versenden

Briefe können auch über Ihren Standard E-Mail Client versendet werden. Dazu muss im Feld "E-Mail" eine E-Mail Adresse eingetragen werden. BT-Professional Betreuungssoftware stellt eine Verbindung zum E-Mail Client her und öffnet das entsprechende E-Mail Editor-Fenster.

 

  5.6.4 Rechtschreibprüfung

Wenn eine Rechtschreibprüfung in Ihrem Microsoft Office-Paket enthalten ist, können Sie den Brief prüfen lassen. Dazu ist es auch nötig, dass Sie im Fenster "Meine Einstellungen" die Rechtschreibprüfung auf "Word" oder "Access" eingestellt haben.
 

Weitere Informationen zu den hier besprochenen Themen finden Sie auch unter:

9.3   Standardbriefe
9.9   Benutzer und Einsatz von Mitarbeitern
12.2   Das Menü Briefe